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La plantilla de factura para contratistas que de verdad te hace cobrar
Una factura limpia te hace cobrar más rápido que un total garabateado en el reverso de un recibo. Toma nuestra plantilla gratis de factura para contratistas de abajo, llénala y envíala. Y cuando escribirlas a mano te canse, deja que Workeey arme la misma factura a partir de un trabajo terminado con un toque: mira la facturación en Workeey (en inglés).
Descarga esta plantilla de factura: Word, Excel o PDF
Gratis, sin registrarte y sin correo. Abre el archivo de Word para escribir sobre los corchetes, o el de Excel para poner tus propias líneas: los totales se calculan solos. ¿Prefieres papel? Imprime el PDF en blanco y llénalo a mano.
- Word (.docx) — la factura en blanco, para llenar
- Excel (.xlsx) — líneas en blanco, con importes, impuesto y total que se calculan solos
- PDF en blanco (.pdf) — imprímelo y llénalo a mano
Lo que necesita toda factura de contratista
Una factura no es un trámite. Es el único documento que le dice al cliente exactamente cuánto debe y por qué, para que no quede nada que discutir. Si te falta un dato, te arriesgas a un retraso o a una llamada. Toda factura de un oficio necesita el nombre de tu negocio y tus datos de contacto, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, la fecha en que la enviaste y una fecha de pago clara, para que nadie tenga que adivinar cuándo el dinero ya va tarde.
Debajo va el trabajo: una línea por cada tarea o material, con cantidad, precio y total de la línea. Suma el subtotal, aplica tu tasa de impuesto y pon el total en negritas donde no se pueda pasar por alto. Termina con cómo quieres que te paguen y una línea de agradecimiento. Ese es todo el esqueleto, y nunca debería pasar de una sola página.
- El nombre de tu negocio, teléfono, correo y dirección
- El nombre del cliente, su dirección de facturación y la dirección del trabajo
- Un número de factura único y la fecha de envío
- Una fecha de pago, no solo "al recibir"
- Las líneas, el subtotal, el impuesto y un total a pagar en negritas
Copia esta plantilla de factura gratis
Aquí tienes una plantilla sencilla que puedes pegar en cualquier documento, imprimir en un talonario o llenar en la caja de la camioneta entre un trabajo y otro. Cambia todo lo que está entre corchetes por tus datos y borra lo que no uses. Guarda una copia maestra en blanco en un lugar seguro para no rehacer el formato cada vez. Mientras más sencilla y limpia se vea, más rápido suele pagarla la gente.
Ordénala de arriba abajo para que la vista del cliente caiga en el total. Tus datos arriba, los suyos justo debajo, luego las líneas numeradas, y después el subtotal, el impuesto y el total. Las instrucciones de pago y un agradecimiento la cierran. Si adjuntas fotos del trabajo terminado, el cliente ve la prueba y las preguntas desaparecen antes de empezar. Este es el esqueleto para copiar:
- [Nombre de tu negocio] · [teléfono] · [correo] · [dirección]
- Factura n.º [0001] · Fecha: [hoy] · Vence: [fecha]
- Facturar a: [nombre del cliente] · [dirección de facturación] · [dirección del trabajo]
- [Descripción] — [cant.] × [tarifa] = [total de la línea]
- Subtotal [$] · Impuesto [tasa]% [$] · Total a pagar [$] · Pago: [cheque / transferencia bancaria / enlace de pago con tarjeta]
Cómo llenarla sin errores
Escribe las líneas como las explicarías en voz alta: "Cambiar la llave de paso de la cocina", no "trabajos varios de plomería". Las líneas vagas son las que el cliente discute. Separa la mano de obra y los materiales en líneas distintas para que el cliente vea a dónde se fue el dinero. Si cobras la visita o un cargo por traslado, ponlo también en su propia línea: las sorpresas en una factura son la forma de perder a un cliente que volvería.
Pon la fecha de pago como una fecha real, como "vence el 14 de marzo", en lugar de "al recibir", que todo el mundo ignora. Revisa bien la tasa de impuesto del lugar del trabajo, porque ese es el número que te cuesta sin que te des cuenta. Numera cada factura en orden para que tú y el cliente puedan consultarla después. Y nunca envíes la n.º 1: empieza en la n.º 1001 para que un cliente nuevo no se dé cuenta de que es el primero. Una vez pagada, el papeleo cambia; mira factura o recibo (en inglés).
Por qué una app es mejor que una plantilla fija
Una plantilla es un buen comienzo, pero te convierte a ti en la máquina. Numeras a mano, vuelves a escribir al mismo cliente cada vez y esperas no haberte equivocado en las cuentas. No queda registro de lo que enviaste, nada te avisa cuando un cliente deja de contestar, y no tienes de dónde sacar la factura cuando está en una laptop en tu casa y tú estás en un sótano sin señal. Ahí es donde el trabajo se te escapa del día.
Workeey arma la misma factura a partir de un trabajo terminado con un toque: el cliente, las líneas, la tasa de impuesto y las fotos del trabajo pasan solos, y el número se pone automáticamente; mira la facturación en Workeey (en inglés). La envía por correo, guarda lo que agregas aunque no tengas señal y lo sincroniza cuando vuelves a estar en línea, y sigue cada factura como borrador, enviada, pagada o vencida. Activa los recordatorios de pago (en inglés) automáticos para dejar de perseguir a los clientes, y conecta Stripe para que te paguen con tarjeta o transferencia bancaria desde la factura. El plan gratuito lo cubre para empezar; mira los precios (en inglés).
Una aclaración honesta: la app de Workeey está en inglés y, por ahora, solo está disponible en Estados Unidos.
¿De verdad es gratis esta plantilla de factura para contratistas?
Sí. Copia la plantilla de arriba, descárgala como archivo de Word o Excel, imprímela o llénala a mano: descarga gratis, sin registrarte y sin dar tu correo.
¿Qué debe incluir una factura de contratista para cobrar?
Los datos de tu negocio y de contacto, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, la fecha, una fecha de pago, el trabajo detallado con un subtotal, el impuesto y un total a pagar en negritas.
¿Tengo que cobrar impuesto en mis facturas?
Depende de tu estado y del tipo de trabajo. Revisa las reglas de tu zona y luego pon la tasa correcta para el lugar del trabajo, para que el total quede bien desde la primera vez.
¿Cómo dejo de escribir la misma factura en cada trabajo?
Deja que Workeey (en inglés) la arme a partir de un trabajo terminado con un toque y le asigne el número sola, para que el cliente, las líneas y las fotos pasen solos.