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Plantilla de recibo de HVAC gratis, con un ejemplo de reparación de aire acondicionado pagada
Cuando la casa vuelve a estar fresca, el cliente paga con gusto, y un recibo de HVAC (calefacción y aire acondicionado) hace oficial ese pago. Copia la plantilla gratis de abajo para reparaciones, mantenimientos e instalaciones, mírala llena para una reparación de aire acondicionado en verano y hazla coincidir con la plantilla de factura de HVAC.
Descarga esta plantilla de recibo: Word, Excel o PDF
Gratis, sin registrarte y sin correo. Abre el archivo de Word para escribir sobre los corchetes, o el de Excel para poner tus propias líneas: los totales se calculan solos. ¿Prefieres papel? Imprime el PDF en blanco y llénalo a mano.
- Word (.docx) — el recibo en blanco, para llenar
- Excel (.xlsx) — las líneas del ejemplo, con importes, impuesto y total que se calculan solos
- PDF (.pdf) — el recibo del ejemplo, lleno, con el mismo diseño que usa Workeey
- PDF en blanco (.pdf) — imprímelo y llénalo a mano
Llena este recibo en línea
Cambia lo que quieras, elige un estilo y descarga el PDF: gratis y sin registrarte. Lo que escribes no se envía a Workeey. El PDF se crea en tu navegador.
Envía el recibo desde Workeey
- En cuanto la factura queda marcada como pagada, su menú muestra el botón "Send receipt" (enviar recibo), y Workeey le manda al cliente un recibo de la visita por correo, como un correo de recibo sencillo y sin archivo adjunto.
- Si en cambio el cliente paga desde el enlace de pago del correo de la factura, con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o una cuenta bancaria de Estados Unidos una vez conectado Stripe, o tu banco conectado encuentra el depósito, la factura se marca como pagada sola y el recibo se manda por correo solo.
- El PDF del recibo dice PAID IN FULL (pagado en su totalidad) con la fecha y no incluye tu enlace de pago ni los datos de tu banco o de Zelle.
- Facturar es gratis y sin límite en el plan gratuito.
Qué lleva un recibo de HVAC
Los recibos de HVAC pesan más que la mayoría, porque las garantías de los equipos muchas veces dependen de ellos. Un fabricante puede pedir pruebas de que al sistema se le dio servicio, y una compañía de garantía para el hogar puede querer ver qué se cambió y cuánto costó. Por eso el recibo necesita el nombre de tu compañía y tu número de licencia, el cliente, la dirección del servicio y, en las instalaciones, la marca, el modelo y el número de serie del equipo.
En una reparación, enumera las piezas y el refrigerante agregado, por libra, igual que en la factura. Luego el pago: el número de recibo, la factura que liquida, la fecha y la forma, ya sea tarjeta, número de cheque, efectivo o una transferencia de Zelle. Termina con PAGADO EN SU TOTALIDAD o el saldo.
- Nombre de la compañía, número de licencia, teléfono y correo
- Nombre del cliente y dirección del servicio
- Número de recibo y la factura que liquida
- Cargo por diagnóstico y líneas de mano de obra
- Piezas cambiadas, y refrigerante agregado por libra
- Marca, modelo y número de serie de cualquier equipo nuevo
- Fecha en que se pagó y forma: tarjeta, número de cheque, efectivo o Zelle
- Total pagado, y PAGADO EN SU TOTALIDAD o el saldo
Copia esta plantilla de recibo de HVAC
Copia estas líneas en una nota o en un talonario de recibos. Llena los corchetes y borra lo que no aplique: un mantenimiento no lleva línea de refrigerante, y una reparación no lleva número de serie de equipo nuevo. Escribe los nombres de las piezas igual que en la factura.
- [Nombre de tu compañía] · N.º de licencia [número] · [teléfono] · [correo]
- Recibo n.º [número] de la factura n.º [número]
- Cliente: [nombre] · Dirección del servicio: [dirección]
- Equipo: [marca / modelo / número de serie], si se instaló
- Diagnóstico — [$] · Mano de obra — [horas] × [tarifa] = [$]
- [Pieza o refrigerante] — [cant.] × [tarifa] = [$]
- Subtotal [$] · Impuesto [tasa]% sobre piezas [$]
- Pagado el [fecha] con [tarjeta / cheque n.º ___ / efectivo / Zelle]
- Total pagado: $[monto]
- PAGADO EN SU TOTALIDAD — gracias
Ejemplo de recibo de HVAC, lleno
Este recibo cierra la reparación de aire acondicionado del ejemplo de nuestra factura de HVAC: un capacitor y un contactor nuevos, tres libras de refrigerante y la mano de obra para dejarlo funcionando. El cliente mandó el dinero por Zelle dos días después de que salió la factura, así que el recibo muestra Zelle y esa fecha. Nada de esto es real.
| Cant. | Precio | Importe | |
|---|---|---|---|
| Cargo por diagnóstico | 1 | $95.00 | $95.00 |
| Mano de obra: cambiar piezas, buscar fugas, recargar, probar | 1.5 h | $120.00 / h | $180.00 |
| Capacitor de marcha doble, 45/5 µF | 1 | $68.00 | $68.00 |
| Contactor, 2 polos, 30 amperios | 1 | $54.00 | $54.00 |
| Refrigerante R-410A | 3 libras | $85.00 / libra | $255.00 |
| Núcleos Schrader y tapones con seguro | 1 lote | $18.50 | $18.50 |
| Subtotal | $670.50 | ||
| Impuesto 6.25% sobre piezas y refrigerante ($395.50) | $24.72 | ||
| Total pagado | $695.22 |
Liquida por completo la factura n.º 3115. Los $695.22 llegaron por Zelle el 16 de julio, y el recibo se escribió cuando la transferencia apareció en la cuenta.
Cuándo importan más los recibos de HVAC
El trabajo de garantía es la razón principal. Cuando un compresor falla en el cuarto año, el propietario busca los papeles, y un recibo que muestra la fecha de instalación, el modelo y el número de serie, y las visitas de mantenimiento de cada año puede ser lo que hace que el reclamo avance. Da un recibo por cada mantenimiento, incluso a los clientes que ves cada primavera y cada otoño, para que tengan un registro de cada visita.
La temporada alta es la otra razón. En una ola de calor vas de llamada en llamada, y los clientes pagan como pueden: en efectivo, con un cheque en la barra de la cocina, con una transferencia de Zelle. Escribe el recibo en el momento en que recibes el dinero, o la noche se convierte en un juego de adivinanzas. Si cobraste un anticipo fuera de la app antes de pedir un sistema nuevo, dale recibo a ese anticipo y muéstralo como ya pagado en el recibo final. Guarda copias para tus registros y deja que tu contador te diga qué conservar.
- Pon marca, modelo, número de serie y fecha de instalación en cada recibo de instalación
- Da un recibo por cada mantenimiento para que el historial de servicio quede en papel
- Escribe las libras de refrigerante agregadas, no solo un monto en dólares
- Dale recibo a cualquier anticipo pagado fuera de la app antes de pedir el equipo
- Guarda copias con la factura y pregúntale a tu contador qué conservar
O hazlo gratis en Workeey
Workeey (en inglés) convierte una factura de HVAC pagada en un recibo sin volver a escribir nada. En cuanto la factura queda marcada como pagada, su menú muestra el botón "Send receipt" (enviar recibo), y Workeey le manda al cliente un recibo de la visita por correo, como un correo de recibo sencillo y sin archivo adjunto. El PDF del recibo dice PAID IN FULL (pagado en su totalidad) con la fecha y no incluye tu enlace de pago ni los datos de tu banco o de Zelle; compártelo o descárgalo desde tu teléfono cuando un cliente lo quiera para su expediente de garantía.
Un pago por Zelle como el del ejemplo te toca registrarlo a ti: marca la factura como pagada y luego toca el botón "Send receipt". Lo mismo con el efectivo y los cheques. Si en cambio el cliente paga desde el enlace de pago del correo de la factura, con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o una cuenta bancaria de Estados Unidos una vez conectado Stripe, o tu banco conectado encuentra el depósito, la factura se marca como pagada sola y el recibo se manda por correo solo. Facturar es gratis y sin límite en el plan gratuito, los pagos en línea (en inglés) tienen un pequeño cargo por procesamiento, y Workeey para HVAC (en inglés) muestra lo demás.
Una aclaración honesta: la app de Workeey está en inglés y, por ahora, solo está disponible en Estados Unidos.
¿Necesito un recibo para un reclamo de garantía de HVAC?
Muchas veces, sí. Los fabricantes y las compañías de garantía para el hogar suelen pedir pruebas de la instalación o del servicio. Un recibo con la fecha, el modelo y el número de serie y lo que se hizo es la prueba más fácil que el cliente puede entregar.
¿Cuál es la diferencia entre una factura de HVAC y un recibo?
La factura pide el pago de las piezas y la mano de obra. El recibo confirma que ese pago llegó, con su fecha y su forma, y nombra la factura que cierra.
¿Un recibo de HVAC debe incluir el refrigerante?
Sí. Escribe el tipo y las libras agregadas, a tu precio por libra, para que el cliente vea qué pagó y el siguiente técnico sepa qué se cargó al sistema.
¿Un recibo de HVAC puede mostrar un pago parcial?
Sí. Escribe el monto pagado, la fecha y la forma, y el saldo que todavía se debe. Cuando quede pagado, escribe un recibo final que enumere los dos pagos y diga PAGADO EN SU TOTALIDAD.