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Plantilla de factura de HVAC gratis, con un ejemplo de reparación de aire acondicionado
Las facturas de HVAC (calefacción y aire acondicionado) se cuestionan más que la mayoría, casi siempre por dos líneas: el cargo por diagnóstico y el refrigerante. Los dos son cobros justos, y los dos se entienden mejor cuando la factura dice qué son. Copia la plantilla gratis de factura de HVAC de abajo, compárala con el ejemplo de reparación de aire acondicionado y envíala antes de salir de la entrada de la casa. O deja que Workeey (en inglés) la arme a partir del trabajo.
Descarga esta plantilla de factura: Word, Excel o PDF
Gratis, sin registrarte y sin correo. Abre el archivo de Word para escribir sobre los corchetes, o el de Excel para poner tus propias líneas: los totales se calculan solos. ¿Prefieres papel? Imprime el PDF en blanco y llénalo a mano.
- Word (.docx) — la factura en blanco, para llenar
- Excel (.xlsx) — las líneas del ejemplo, con importes, impuesto y total que se calculan solos
- PDF (.pdf) — la factura del ejemplo, llena, con el mismo diseño que usa Workeey
- PDF a precio fijo (.pdf) — el mismo trabajo con las horas como un solo precio fijo, el mismo total
- PDF en blanco (.pdf) — imprímelo y llénalo a mano
Llena esta factura en línea
Cambia lo que quieras, elige un estilo y descarga el PDF: gratis y sin registrarte. Lo que escribes no se envía a Workeey. El PDF se crea en tu navegador.
Envíala y recibe tu pago con Workeey
- El cliente recibe la factura por correo con un enlace de pago y, cuando conectas Stripe, puede pagarla con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o cuenta bancaria de EE. UU.
- Cada factura dice borrador, enviada, pagada o vencida, así que sabes quién te sigue debiendo después de una semana pesada.
- Activa los recordatorios por mensaje de texto en cualquier factura y el cliente recibe mensajes según un calendario hasta que la paga, hasta ocho.
- Facturar es gratis en el plan gratuito.
Qué lleva una factura de HVAC
Una llamada porque el aire no enfría en julio o porque la calefacción no calienta en enero termina con un propietario aliviado y un poco nervioso por la cuenta. Tu factura debe calmarlo. Arriba pon el nombre de tu compañía, tu teléfono, tu correo, tu dirección y tu número de licencia de contratista. Luego el nombre del cliente, su dirección de facturación y la dirección donde está el equipo, que importa para los caseros y administradores de propiedades que tienen varios lugares.
Agrega el número de factura, la fecha y una fecha de pago. Luego anota el sistema en el que trabajaste: marca, modelo y el refrigerante que usa. Esa sola línea hace más rápida tu próxima visita y ayuda si surge un reclamo de garantía. Después, pon el diagnóstico, la mano de obra, cada pieza que cambiaste y el refrigerante por libra. Un propietario que ve "3 libras de R-410A" entiende mucho más que uno que ve "recarga".
- El nombre de tu compañía, teléfono, correo, dirección y número de licencia
- El nombre del cliente, su dirección de facturación y la dirección del equipo
- Número de factura, fecha y fecha de pago
- El equipo: marca, modelo, número de serie si lo tienes y tipo de refrigerante
- El cargo por diagnóstico o por visita
- Mano de obra: horas × tarifa, o tu precio fijo por la reparación
- Cada pieza cambiada, y el refrigerante por libra
- Subtotal, impuesto sobre lo que se grava, total a pagar y cómo pagar
Copia esta plantilla de factura de HVAC
Aquí está en líneas sencillas, lista para pegar en lo que uses. Llena los corchetes, quita lo que no necesites y guarda una copia maestra en blanco. Si trabajas con una lista de precios fijos, cambia la línea de mano de obra por el nombre de la reparación y su precio, y deja las piezas incluidas en él. Si cobras por tiempo y materiales, mantén la mano de obra y las piezas separadas, como se muestra.
Llena la línea del equipo siempre, aunque sea un cambio rápido de capacitor. El próximo verano te dice a qué te vas a enfrentar. Este es el esqueleto:
- [Nombre de tu compañía] · N.º de licencia [número] · [teléfono] · [correo] · [dirección]
- Factura n.º [3001] · Fecha: [fecha] · Vence: [fecha]
- Cliente: [nombre] · [dirección de facturación] · Equipo en: [dirección]
- Equipo: [marca] [modelo] · N.º de serie [número] · Refrigerante [tipo]
- Problema: [lo que reportó el cliente] · Hallazgo: [lo que encontraste] · Solución: [lo que hiciste]
- Cargo por diagnóstico — [$]
- Mano de obra — [horas] × [tarifa] = [$], o Reparación a precio fijo — [nombre] = [$]
- [Pieza] — [cant.] × [tu precio] = [$] (una línea por pieza)
- Refrigerante [tipo] — [libras] × [precio por libra] = [$]
- Subtotal [$] · Impuesto [tasa]% sobre [lo que se grava] [$] · Total a pagar [$]
- Condiciones: vence el [fecha] · Pago: [enlace de pago con tarjeta o transferencia bancaria] o [cheque a nombre de tu compañía] · [garantía de piezas y mano de obra]
Ejemplo de factura de HVAC, lleno
Esta es la plantilla llena para una llamada común de verano: un aire acondicionado central que echa aire caliente, con un capacitor de marcha dañado, un contactor picado y un sistema bajo de carga. La compañía, el cliente y los precios son inventados. Aquí la mano de obra se cobra por hora; si usas precios fijos, también está bien, solo deja las piezas a la vista. El impuesto se cobra solo sobre las piezas y el refrigerante, algo común pero no universal, así que revisa tu estado.
| Cant. | Precio | Importe | |
|---|---|---|---|
| Cargo por diagnóstico | 1 | $95.00 | $95.00 |
| Mano de obra: cambiar piezas, buscar fugas, recargar, probar | 1.5 h | $120.00 / h | $180.00 |
| Capacitor de marcha doble, 45/5 µF | 1 | $68.00 | $68.00 |
| Contactor, 2 polos, 30 amperios | 1 | $54.00 | $54.00 |
| Refrigerante R-410A | 3 libras | $85.00 / libra | $255.00 |
| Núcleos Schrader y tapones con seguro | 1 lote | $18.50 | $18.50 |
| Subtotal | $670.50 | ||
| Impuesto 6.25% sobre piezas y refrigerante ($395.50) | $24.72 | ||
| Total a pagar | $695.22 |
Las piezas se cobran al precio de la compañía, no a su costo: el capacitor costó $34 y se cobra a $68; el contactor costó $27 y se cobra a $54. El refrigerante se cobra por cada libra realmente agregada, leída en la báscula. Condiciones de este ejemplo: vence en 14 días, se paga con tarjeta o transferencia bancaria desde el enlace de pago del correo de la factura, o con cheque a nombre de Example Heating & Air Co.
Cómo facturar un trabajo de HVAC
Dile al cliente el cargo por diagnóstico cuando agenda la cita, y dile si se descuenta de la reparación si decide hacerla. Cualquiera de las dos formas está bien; sorprenderlo con el cargo, no. En la factura, ponlo en su propia línea. Haz lo mismo con las tarifas fuera de horario o de fin de semana: si una llamada a las 9 de la noche cuesta más, la línea debe decirlo, y también quien tomó la cita.
El refrigerante es donde se gana o se pierde la confianza. Pesa lo que agregas y escribe las libras y el tipo en la factura. Si el sistema sigue perdiendo carga, escríbelo también en la factura, junto con tu recomendación, para que el propietario lo tenga por escrito cuando regreses. Para cambiar un sistema completo, da un presupuesto primero y, como el equipo puede costar miles, es normal pedir un anticipo antes de pedirlo; cobra ese anticipo aparte y muéstralo como pagado en la factura final. Cuando se pase una fecha de pago, nuestras plantillas de recordatorio de pago atrasado (en inglés) te ayudan a dar seguimiento.
- Dile al cliente el cargo por diagnóstico y si se descuenta, antes de llegar
- Escribe la marca, el modelo y el tipo de refrigerante del equipo en cada factura
- Cobra el refrigerante por libra pesada, con el tipo indicado
- Anota una fuga que encontraste pero no reparaste, con tu recomendación
- Da un presupuesto primero para los cambios de equipo y pide un anticipo antes de pedir el equipo
O hazlo gratis en Workeey
Una plantilla en papel te sigue dejando a ti numerar facturas, volver a escribir direcciones y sacar el impuesto con la calculadora del teléfono en la camioneta. Con la facturación de Workeey (en inglés), un toque convierte el trabajo terminado en una factura: el cliente, la dirección y las líneas ya puestos, el impuesto sumado y el número asignado. ¿Diste primero un presupuesto para el cambio de equipo? Un toque convierte el presupuesto (en inglés) en la factura.
El cliente recibe la factura por correo con un enlace de pago y, cuando conectas Stripe, puede pagarla con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o cuenta bancaria de EE. UU. Cada factura dice borrador, enviada, pagada o vencida, así que sabes quién te sigue debiendo después de una semana pesada. Activa los recordatorios por mensaje de texto (en inglés) en cualquier factura y el cliente recibe mensajes según un calendario hasta que la paga, hasta ocho. Facturar es gratis en el plan gratuito; mira los precios (en inglés) para ver los planes, y Workeey para HVAC (en inglés) para el resto de la app.
Una aclaración honesta: la app de Workeey está en inglés y, por ahora, solo está disponible en Estados Unidos.
¿Qué debe incluir una factura de HVAC?
Los datos de tu compañía y tu número de licencia, el cliente y la dirección del equipo, un número de factura, la fecha y la fecha de pago, la marca, el modelo y el tipo de refrigerante del equipo, el cargo por diagnóstico, la mano de obra, cada pieza, el refrigerante por libra, el impuesto, el total y cómo pagar.
¿El cargo por diagnóstico se descuenta de la reparación?
Eso lo decides tú. Algunas compañías de HVAC lo descuentan cuando el cliente aprueba la reparación; otras siempre lo cobran. Decide tu regla, díselo al cliente cuando agenda y ponlo en la factura en cualquier caso.
¿Cómo debo cobrar el refrigerante en una factura?
Por libra agregada, pesada en tu báscula, a tu precio por libra, con el tipo de refrigerante indicado. Una línea como "R-410A, 3 libras × $85.00" es clara y difícil de discutir.
¿Precio fijo o tiempo y materiales para reparaciones de HVAC?
Los dos funcionan. El precio fijo le da al cliente un solo precio por una reparación con nombre y premia a los técnicos rápidos. Tiempo y materiales muestra las horas y las piezas por separado. Uses el que uses, pon las piezas en la lista para que el cliente vea qué se cambió.