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Modèle gratuit de reçu de CVAC, avec un exemple de réparation de climatisation payée
Quand la maison est fraîche de nouveau, le client est content de payer, et un reçu de CVAC (chauffage, ventilation et air climatisé, HVAC en anglais) rend ce paiement officiel. Copiez le modèle gratuit ci-dessous pour les réparations, les mises au point et les installations, voyez-le rempli pour une réparation de climatisation en été, et faites-le correspondre au modèle de facture de CVAC.
Téléchargez ce modèle de reçu : Word, Excel ou PDF
Gratuit, sans inscription et sans donner de courriel. Ouvrez le fichier Word pour remplacer ce qui est entre crochets, ou le fichier Excel pour entrer vos propres lignes : les totaux se calculent tout seuls. Vous préférez le papier? Imprimez le PDF vierge et remplissez-le à la main.
- Word (.docx) — le reçu vierge, à remplir
- Excel (.xlsx) — les lignes de l'exemple, avec montants, taxe et total qui se calculent tout seuls
- PDF (.pdf) — l'exemple de reçu rempli, avec la mise en page des reçus de paiement intégral de Workeey
- PDF vierge (.pdf) — imprimez-le et remplissez-le à la main
Remplissez ce reçu en ligne
Modifiez ce que vous voulez, choisissez un style et téléchargez le PDF : gratuit, sans inscription. Ce que vous tapez n'est pas envoyé à Workeey. Le PDF est créé dans votre navigateur.
Envoyez le reçu depuis Workeey
- Une fois la facture marquée comme payée, son menu affiche le bouton « Send receipt » (envoyer le reçu), et Workeey envoie au client, par courriel, un reçu pour la visite : un simple courriel de reçu, sans pièce jointe.
- Si le client paie plutôt avec le lien de paiement dans le courriel de la facture, par carte, Apple Pay, Google Pay ou compte bancaire américain une fois Stripe connecté, ou si votre banque connectée associe le dépôt, la facture se marque d'elle-même comme payée et le reçu part tout seul par courriel.
- Le PDF du reçu porte la mention PAID IN FULL (payé en totalité) avec la date et laisse de côté votre lien de paiement et vos coordonnées bancaires ou Zelle.
- La facturation est gratuite et illimitée avec la formule gratuite.
Ce qu'il faut mettre sur un reçu de CVAC
Les reçus de CVAC ont plus de poids que la plupart, parce que les garanties d'équipement s'appuient souvent sur eux. Un fabricant peut vouloir la preuve que le système a été entretenu, et une compagnie de garantie résidentielle peut vouloir voir ce qui a été remplacé et ce que cela a coûté. Le reçu doit donc porter le nom de votre entreprise et votre numéro de licence, le client, l'adresse des travaux et, pour les installations, la marque, le modèle et le numéro de série de l'équipement.
Pour une réparation, inscrivez les pièces et le réfrigérant ajouté, à la livre, de la même façon que sur la facture. Ensuite, le paiement : le numéro de reçu, la facture qu'il règle, la date à laquelle il a été payé et le mode de paiement, que ce soit une carte, un numéro de chèque, du comptant ou un virement Zelle. Terminez par PAYÉ EN TOTALITÉ ou par le solde.
- Le nom de l'entreprise, le numéro de licence, le téléphone et le courriel
- Le nom du client et l'adresse des travaux
- Le numéro de reçu et la facture qu'il règle
- Les lignes des frais de diagnostic et de la main-d'œuvre
- Les pièces remplacées, et le réfrigérant ajouté à la livre
- La marque, le modèle et le numéro de série de tout nouvel équipement
- La date à laquelle il a été payé et le mode de paiement : carte, numéro de chèque, comptant ou Zelle
- Le total payé, et PAYÉ EN TOTALITÉ ou le solde
Copiez ce modèle de reçu de CVAC
Copiez ces lignes dans une note ou dans un carnet de reçus. Remplissez les crochets et supprimez ce qui ne s'applique pas : une mise au point n'a pas de ligne de réfrigérant, et une réparation n'a pas de numéro de série de nouvel équipement. Gardez les noms des pièces identiques à ceux de la facture.
- [Nom de votre entreprise] · Licence nº [numéro] · [téléphone] · [courriel]
- Reçu nº [numéro] pour la facture nº [numéro]
- Client : [nom] · Adresse des travaux : [adresse]
- Équipement : [marque / modèle / numéro de série], s'il a été installé
- Diagnostic — [$] · Main-d'œuvre — [heures] × [taux] = [$]
- [Pièce ou réfrigérant] — [qté] × [prix] = [$]
- Sous-total [$] · Taxe [taux]% sur les pièces [$]
- Payé le [date] par [carte / chèque nº ___ / comptant / Zelle]
- Total payé : $[montant]
- PAYÉ EN TOTALITÉ — merci
Exemple de reçu de CVAC rempli
Ce reçu clôt la réparation de climatisation de notre exemple de facture de CVAC : un condensateur et un contacteur neufs, trois livres de réfrigérant et la main-d'œuvre pour tout remettre en ordre. Le client a envoyé l'argent par Zelle deux jours après l'envoi de la facture; le reçu indique donc Zelle et cette date. Rien ici n'est réel.
| Qté | Prix | Montant | |
|---|---|---|---|
| Frais de diagnostic | 1 | $95.00 | $95.00 |
| Main-d'œuvre : remplacement des pièces, test d'étanchéité, recharge, essai | 1.5 h | $120.00 / h | $180.00 |
| Condensateur de marche double, 45/5 µF | 1 | $68.00 | $68.00 |
| Contacteur, 2 pôles, 30 A | 1 | $54.00 | $54.00 |
| Réfrigérant R-410A | 3 lb | $85.00 / lb | $255.00 |
| Obus de valve Schrader et bouchons verrouillables | 1 lot | $18.50 | $18.50 |
| Sous-total | $670.50 | ||
| Taxe de 6.25% sur les pièces et le réfrigérant ($395.50) | $24.72 | ||
| Total payé | $695.22 |
Ce reçu règle en totalité la facture nº 3115. Les $695.22 sont arrivés par Zelle le 16 juillet, et le reçu a été rédigé une fois le virement visible dans le compte bancaire.
Quand les reçus de CVAC comptent le plus
Le travail sous garantie, d'abord. Quand un compresseur lâche au cours de la quatrième année, le propriétaire ressort ses papiers, et un reçu qui montre la date d'installation, le modèle et le numéro de série, et les visites d'entretien annuelles peut être ce qui fait avancer la réclamation. Remettez un reçu pour chaque mise au point, même aux clients que vous voyez chaque printemps et chaque automne, pour qu'ils aient une trace de chaque visite.
La période de pointe saisonnière, ensuite. Pendant une canicule, vous enchaînez les appels, et les clients paient comme ils peuvent : du comptant, un chèque sur le comptoir de la cuisine, un virement Zelle. Rédigez le reçu au moment où vous recevez l'argent, sinon la soirée tourne aux devinettes. Si vous avez reçu un acompte en dehors de l'application avant de commander un nouveau système, faites un reçu pour cet acompte et indiquez-le comme déjà payé sur le reçu final. Gardez des copies pour vos dossiers, et laissez votre comptable vous dire ce qu'il faut conserver.
- Inscrivez la marque, le modèle, le numéro de série et la date d'installation sur chaque reçu d'installation
- Remettez un reçu pour chaque mise au point, pour que l'historique d'entretien soit par écrit
- Écrivez le nombre de livres de réfrigérant ajoutées, pas seulement un montant en dollars
- Faites un reçu pour tout acompte reçu en dehors de l'application avant de commander l'équipement
- Gardez des copies avec la facture, et demandez à votre comptable ce qu'il faut conserver
Ou faites-le gratuitement dans Workeey
Workeey (en anglais) transforme une facture de CVAC payée en reçu, sans rien retaper. Une fois la facture marquée comme payée, son menu affiche le bouton « Send receipt » (envoyer le reçu), et Workeey envoie au client, par courriel, un reçu pour la visite : un simple courriel de reçu, sans pièce jointe. Le PDF du reçu porte la mention PAID IN FULL (payé en totalité) avec la date et laisse de côté votre lien de paiement et vos coordonnées bancaires ou Zelle; partagez-le ou téléchargez-le depuis votre téléphone quand un client le veut pour son dossier de garantie.
Un paiement Zelle comme celui de l'exemple, c'est à vous de l'inscrire : marquez la facture comme payée, puis touchez « Send receipt ». C'est la même chose pour le comptant et les chèques. Si le client paie plutôt avec le lien de paiement dans le courriel de la facture, par carte, Apple Pay, Google Pay ou compte bancaire américain une fois Stripe connecté, ou si votre banque connectée associe le dépôt, la facture se marque d'elle-même comme payée et le reçu part tout seul par courriel. La facturation est gratuite et illimitée avec la formule gratuite, les paiements en ligne (en anglais) comportent de petits frais de traitement, et Workeey pour les entreprises de CVAC (en anglais) montre le reste.
Une précision honnête : l'application Workeey est en anglais et, pour l'instant, elle n'est disponible qu'aux États-Unis.
Ai-je besoin d'un reçu pour une réclamation sous garantie en CVAC?
Souvent, oui. Les fabricants et les compagnies de garantie résidentielle demandent couramment une preuve de l'installation ou de l'entretien. Un reçu avec la date, le modèle et le numéro de série, et ce qui a été fait est la preuve la plus simple que le client puisse fournir.
Quelle est la différence entre une facture et un reçu de CVAC?
La facture demande le paiement des pièces et de la main-d'œuvre. Le reçu confirme que ce paiement est arrivé, avec sa date et son mode de paiement, et nomme la facture qu'il clôt.
Un reçu de CVAC devrait-il indiquer le réfrigérant?
Oui. Écrivez le type et le nombre de livres ajoutées, à votre prix par livre, pour que le client voie ce pour quoi il a payé et que le prochain technicien sache ce qui a été mis dans le système.
Un reçu de CVAC peut-il montrer un paiement partiel?
Oui. Inscrivez le montant payé, la date à laquelle il a été payé et le mode de paiement, et le solde restant. Une fois le tout payé, rédigez un reçu final qui indique les deux paiements et porte la mention PAYÉ EN TOTALITÉ.