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Modèle gratuit de facture de CVAC, avec un exemple de réparation de climatisation
Les factures de CVAC (chauffage, ventilation et air climatisé, HVAC en anglais) sont contestées plus souvent que la plupart des autres, habituellement à cause de deux lignes : les frais de diagnostic et le réfrigérant. Ce sont deux frais justifiés, et les deux passent mieux quand la facture dit ce qu'ils sont. Copiez le modèle gratuit de facture de CVAC ci-dessous, comparez-le avec l'exemple de réparation de climatisation, et envoyez votre facture avant de quitter chez le client. Ou laissez Workeey (en anglais) la créer à partir du travail.
Téléchargez ce modèle de facture : Word, Excel ou PDF
Gratuit, sans inscription et sans donner de courriel. Ouvrez le fichier Word pour remplacer ce qui est entre crochets, ou le fichier Excel pour entrer vos propres lignes : les totaux se calculent tout seuls. Vous préférez le papier? Imprimez le PDF vierge et remplissez-le à la main.
- Word (.docx) — la facture vierge, à remplir
- Excel (.xlsx) — les lignes de l'exemple, avec montants, taxe et total qui se calculent tout seuls
- PDF (.pdf) — l'exemple de facture remplie, avec la mise en page des factures de Workeey
- PDF à prix fixe (.pdf) — le même travail, avec les heures regroupées en un seul prix fixe, pour le même total
- PDF vierge (.pdf) — imprimez-le et remplissez-le à la main
Remplissez cette facture en ligne
Modifiez ce que vous voulez, choisissez un style et téléchargez le PDF : gratuit, sans inscription. Ce que vous tapez n'est pas envoyé à Workeey. Le PDF est créé dans votre navigateur.
Envoyez-la et faites-vous payer avec Workeey
- Le client reçoit la facture par courriel avec un lien de paiement, et une fois que vous avez connecté Stripe, il peut la payer par carte, Apple Pay, Google Pay ou compte bancaire américain.
- Chaque facture indique brouillon, envoyée, payée ou en retard, donc vous savez qui vous doit encore de l'argent après une semaine chargée.
- Activez les rappels par texto pour n'importe quelle facture, et le client reçoit des textos selon un calendrier jusqu'à ce qu'elle soit payée, huit au maximum.
- La facturation est gratuite avec la formule gratuite.
Ce qu'il faut mettre sur une facture de CVAC
Un appel pour une climatisation en panne en juillet ou un chauffage en panne en janvier se termine avec un propriétaire soulagé, mais un peu inquiet de la facture. Votre facture devrait le rassurer. Mettez en haut le nom de votre entreprise, votre téléphone, votre courriel, votre adresse et votre numéro de licence d'entrepreneur. Ensuite, le nom du client, son adresse de facturation et l'adresse de l'équipement, ce qui compte pour les locateurs et les gestionnaires immobiliers qui possèdent plusieurs immeubles.
Ajoutez le numéro de facture, la date et une date d'échéance. Puis inscrivez le système sur lequel vous avez travaillé : la marque, le modèle et le réfrigérant qu'il utilise. Cette seule ligne accélère votre prochaine visite et aide si une réclamation sous garantie survient. Ensuite, inscrivez le diagnostic, la main-d'œuvre, chaque pièce remplacée et le réfrigérant à la livre. Un propriétaire qui voit « 3 lb de R-410A » comprend beaucoup mieux qu'un autre qui voit « recharge ».
- Le nom de l'entreprise, le téléphone, le courriel, l'adresse et le numéro de licence
- Le nom du client, l'adresse de facturation et l'adresse de l'équipement
- Le numéro de facture, la date et la date d'échéance
- L'équipement : marque, modèle, numéro de série si vous l'avez, et type de réfrigérant
- Les frais de diagnostic ou d'appel de service
- La main-d'œuvre en heures × taux horaire, ou votre prix fixe de réparation
- Chaque pièce remplacée, et le réfrigérant à la livre
- Le sous-total, la taxe de vente sur les éléments taxables, le total à payer et la façon de payer
Copiez ce modèle de facture de CVAC
Le voici en lignes simples, prêt à coller dans l'outil que vous utilisez. Remplissez les crochets, retirez ce dont vous n'avez pas besoin et gardez un exemplaire vierge. Si vous travaillez avec une liste de prix fixes, remplacez la ligne de main-d'œuvre par le nom de la réparation et son prix, et laissez les pièces comprises dedans. Si vous facturez en temps et matériaux, gardez la main-d'œuvre et les pièces séparées, comme ci-dessous.
Remplissez la ligne de l'équipement chaque fois, même pour un simple remplacement de condensateur. L'été prochain, elle vous dira devant quoi vous arrivez. Le canevas :
- [Nom de l'entreprise] · Licence nº [numéro] · [téléphone] · [courriel] · [adresse]
- Facture nº [3001] · Date : [date] · Échéance : [date]
- Client : [nom] · [adresse de facturation] · Équipement situé au : [adresse]
- Équipement : [marque] [modèle] · Nº de série [numéro] · Réfrigérant [type]
- Problème : [ce que le client a signalé] · Constat : [ce que vous avez trouvé] · Réparation : [ce que vous avez fait]
- Frais de diagnostic — [$]
- Main-d'œuvre — [heures] × [taux] = [$], ou Réparation à prix fixe — [nom] = [$]
- [Pièce] — [qté] × [votre prix] = [$] (une ligne par pièce)
- Réfrigérant [type] — [lb] × [prix par lb] = [$]
- Sous-total [$] · Taxe [taux]% sur [éléments taxables] [$] · Total à payer [$]
- Conditions : échéance le [date] · Paiement : [lien de paiement par carte ou virement bancaire] ou [chèque à l'ordre de votre entreprise] · [garantie sur les pièces et la main-d'œuvre]
Exemple de facture de CVAC remplie
Voici le modèle rempli pour un appel courant en été : un climatiseur central qui souffle de l'air chaud, avec un condensateur de marche défectueux, un contacteur piqué et un système qui manque de réfrigérant. L'entreprise, le client et les prix sont inventés. Ici, la main-d'œuvre est facturée à l'heure; si vous travaillez à prix fixe, c'est très bien aussi, gardez seulement les pièces visibles. La taxe s'applique seulement aux pièces et au réfrigérant, ce qui est courant mais pas universel, alors vérifiez dans votre État.
| Qté | Prix | Montant | |
|---|---|---|---|
| Frais de diagnostic | 1 | $95.00 | $95.00 |
| Main-d'œuvre : remplacement des pièces, test d'étanchéité, recharge, essai | 1.5 h | $120.00 / h | $180.00 |
| Condensateur de marche double, 45/5 µF | 1 | $68.00 | $68.00 |
| Contacteur, 2 pôles, 30 A | 1 | $54.00 | $54.00 |
| Réfrigérant R-410A | 3 lb | $85.00 / lb | $255.00 |
| Obus de valve Schrader et bouchons verrouillables | 1 lot | $18.50 | $18.50 |
| Sous-total | $670.50 | ||
| Taxe de 6.25% sur les pièces et le réfrigérant ($395.50) | $24.72 | ||
| Total à payer | $695.22 |
Les pièces sont facturées au prix de l'entreprise, pas à son coût : le condensateur a coûté $34 et est facturé $68, le contacteur a coûté $27 et est facturé $54. Le réfrigérant est facturé à la livre réellement ajoutée, lue sur la balance. Conditions de paiement de cet exemple : payable dans les 14 jours, par carte ou virement bancaire avec le lien de paiement dans le courriel de la facture, ou par chèque à l'ordre d'Example Heating & Air Co.
Comment facturer des travaux de CVAC
Annoncez clairement les frais de diagnostic quand le client prend rendez-vous, et dites s'ils sont déduits de la réparation s'il décide d'aller de l'avant. Les deux façons de faire sont correctes; le prendre par surprise ne l'est pas. Sur la facture, inscrivez-les sur leur propre ligne. Faites de même avec les tarifs en dehors des heures normales ou de fin de semaine : si un appel à 9 h du soir coûte plus cher, la ligne devrait le dire, tout comme la personne qui a pris l'appel et fixé le rendez-vous.
C'est avec le réfrigérant que la confiance se gagne ou se perd. Pesez ce que vous ajoutez et inscrivez les livres et le type sur la facture. Si le système continue de perdre du réfrigérant, écrivez-le aussi sur la facture, avec votre recommandation, pour que le propriétaire l'ait par écrit quand vous reviendrez. Pour le remplacement d'un système complet, faites d'abord une soumission, et comme l'équipement peut coûter des milliers de dollars, il est normal de demander un acompte avant de le commander; facturez cet acompte séparément et indiquez-le comme payé sur la facture finale. Quand une échéance est dépassée, nos modèles de rappel de paiement en retard (en anglais) vous aident à faire un suivi.
- Indiquez au client les frais de diagnostic, et s'ils sont déduits, avant d'arriver
- Inscrivez la marque, le modèle et le type de réfrigérant de l'équipement sur chaque facture
- Facturez le réfrigérant à la livre pesée, en nommant le type
- Notez une fuite que vous avez trouvée mais pas réparée, avec votre recommandation
- Faites d'abord une soumission pour les remplacements et demandez un acompte avant de commander l'équipement
Ou faites-le gratuitement dans Workeey
Avec un modèle papier, vous devez encore numéroter les factures, retaper les adresses et calculer la taxe avec la calculatrice de votre téléphone dans le camion. Avec la facturation dans Workeey (en anglais), un seul toucher transforme le travail terminé en facture : le client, l'adresse et les lignes y sont déjà, la taxe est ajoutée et le numéro est attribué. Vous aviez d'abord fait une soumission pour le remplacement? Un seul toucher transforme la soumission (en anglais) en facture.
Le client reçoit la facture par courriel avec un lien de paiement, et une fois que vous avez connecté Stripe, il peut la payer par carte, Apple Pay, Google Pay ou compte bancaire américain. Chaque facture indique brouillon, envoyée, payée ou en retard, donc vous savez qui vous doit encore de l'argent après une semaine chargée. Activez les rappels par texto (en anglais) pour n'importe quelle facture, et le client reçoit des textos selon un calendrier jusqu'à ce qu'elle soit payée, huit au maximum. La facturation est gratuite avec la formule gratuite; voyez les tarifs (en anglais) pour les formules, et Workeey pour les entreprises de CVAC (en anglais) pour le reste de l'application.
Une précision honnête : l'application Workeey est en anglais et, pour l'instant, elle n'est disponible qu'aux États-Unis.
Que doit contenir une facture de CVAC?
Les coordonnées de votre entreprise et votre numéro de licence, le client et l'adresse de l'équipement, un numéro de facture, la date et la date d'échéance, la marque, le modèle et le type de réfrigérant de l'équipement, les frais de diagnostic, la main-d'œuvre, chaque pièce, le réfrigérant à la livre, la taxe, le total et la façon de payer.
Les frais de diagnostic sont-ils déduits de la réparation?
C'est à vous de décider. Certaines entreprises de CVAC les déduisent quand le client approuve la réparation, d'autres les demandent toujours. Fixez votre règle, dites-la au client quand il prend rendez-vous et inscrivez-les sur la facture dans les deux cas.
Comment facturer le réfrigérant sur une facture?
À la livre ajoutée, pesée sur votre balance, à votre prix par livre, en nommant le type de réfrigérant. Une ligne comme « R-410A, 3 lb × $85.00 » est claire et difficile à contester.
Prix fixe ou temps et matériaux pour les réparations de CVAC?
Les deux fonctionnent. Le prix fixe donne au client un seul prix pour une réparation nommée et récompense les techniciens rapides. La facturation en temps et matériaux montre les heures et les pièces séparément. Peu importe votre méthode, inscrivez les pièces pour que le client voie ce qui a été remplacé.