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Plantilla de recibo gratis para trabajos de servicio, con un ejemplo pagado
Una factura pide dinero; un recibo dice que ya lo recibiste. Copia la plantilla de recibo gratis de abajo para cualquier trabajo de servicio, ya sea que el cliente haya pagado en efectivo, con cheque, por Zelle o con tarjeta, y márcalo como pagado en su totalidad o muestra lo que todavía se debe. Cuando escribirlos a mano te canse, Workeey (en inglés) envía el recibo a partir de la factura pagada.
Descarga esta plantilla de recibo: Word, Excel o PDF
Gratis, sin registrarte y sin correo. Abre el archivo de Word para escribir sobre los corchetes, o el de Excel para poner tus propias líneas: los totales se calculan solos. ¿Prefieres papel? Imprime el PDF en blanco y llénalo a mano.
- Word (.docx) — el recibo en blanco, para llenar
- Excel (.xlsx) — las líneas del ejemplo, con importes, impuesto y total que se calculan solos
- PDF (.pdf) — el recibo del ejemplo, lleno, con el mismo diseño que usa Workeey
- PDF en blanco (.pdf) — imprímelo y llénalo a mano
Llena este recibo en línea
Cambia lo que quieras, elige un estilo y descarga el PDF: gratis y sin registrarte. Lo que escribes no se envía a Workeey. El PDF se crea en tu navegador.
Envía el recibo desde Workeey
- Cuando una factura está marcada como pagada, su menú muestra el botón "Send receipt" (enviar recibo), y Workeey le manda por correo a tu cliente un recibo de esa factura.
- Cuando un cliente paga desde el enlace de pago del correo de la factura, con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o una cuenta bancaria de Estados Unidos en cuanto conectes Stripe, o cuando tu banco conectado encuentra el depósito, la factura se marca sola como pagada y el recibo se envía solo por correo.
- El PDF del recibo dice PAID IN FULL (pagado en su totalidad) con la fecha y quita tu enlace de pago y tus datos bancarios o de Zelle, porque ya no queda nada por pagar.
- Facturar es gratis y sin límite en el plan gratuito, con un pequeño cargo por procesamiento en los pagos en línea.
Qué lleva un recibo de servicio
Un recibo es la prueba del cliente de que pagó, y tu prueba de qué fue lo que pagó. Escríbelo para que lo entienda alguien que no estuvo ahí: el esposo o la esposa que revisa los pagos de la casa, un casero que le devuelve el dinero a su inquilino, un contador en abril. Eso significa los datos de tu negocio arriba, el nombre y la dirección del cliente, y un número de recibo propio que nunca vuelvas a usar.
La línea más útil de cualquier recibo es la que lo une a la factura que liquida. Escribe en él el número de factura, para que nadie se pregunte si los $353 fueron por la visita de marzo o por la de abril. Luego di cómo llegó el dinero, y sé específico: un número de cheque, efectivo entregado en la puerta, el día en que llegó una transferencia por Zelle. Termina con PAGADO EN SU TOTALIDAD o con el saldo que todavía se debe, y el nombre o las iniciales de quien recibió el pago.
- El nombre de tu negocio, teléfono, correo y dirección
- El nombre del cliente y la dirección donde hiciste el trabajo
- Un número de recibo, aparte de tus números de factura
- El número de la factura que este pago liquida
- La fecha en que llegó el dinero, no la fecha en que hiciste el trabajo
- Cómo se pagó: efectivo, número de cheque, Zelle o tarjeta
- Qué cubrió el pago, línea por línea o en una sola línea de resumen
- El monto recibido y luego PAGADO EN SU TOTALIDAD o el saldo que queda
- Quién recibió el pago
Copia esta plantilla de recibo gratis
Pega estas líneas en cualquier documento, o cópialas en un talonario de recibos con papel carbón que tengas en la camioneta. Cambia lo que está entre corchetes por tus datos y tacha lo que no aplique al trabajo. Un recibo de efectivo y un recibo de cheque usan la misma plantilla; solo cambia la línea del pago.
Si el cliente pagó solo una parte de la factura, cambia la última línea por el monto recibido y el saldo que todavía se debe, y trata la factura como abierta hasta que llegue el resto.
- [Nombre de tu negocio] · [teléfono] · [correo] · [dirección]
- Recibo n.º [número] de la factura n.º [número]
- Recibido de: [nombre del cliente] · [dirección del trabajo]
- Pagado el [fecha] con [efectivo / cheque n.º ___ / Zelle / tarjeta]
- [Trabajo o artículo] — [cant.] × [tarifa] = [$] (una línea cada uno)
- Subtotal [$] · Impuesto [tasa]% [$]
- Total pagado: $[monto]
- PAGADO EN SU TOTALIDAD — gracias · o bien: Saldo pendiente $[monto] a más tardar el [fecha]
- Recibido por: [tu nombre o iniciales]
Ejemplo de recibo de servicio, lleno
Esta es la plantilla llena para una visita de reparación sencilla que el cliente pagó en efectivo en la puerta. Todos los nombres y precios son inventados. El recibo repite las líneas de la factura para que el cliente pueda comparar un papel con el otro, y en este ejemplo solo las piezas llevan impuesto; revisa cómo funciona donde tienes tu negocio.
| Cant. | Precio | Importe | |
|---|---|---|---|
| Visita | 1 | $75.00 | $75.00 |
| Mano de obra: diagnosticar, reparar y probar | 2 h | $85.00 / h | $170.00 |
| Piezas de repuesto | 1 lote | $64.50 | $64.50 |
| Desecho de las piezas viejas | 1 | $40.00 | $40.00 |
| Subtotal | $349.50 | ||
| Impuesto 6% sobre piezas ($64.50) | $3.87 | ||
| Total pagado | $353.37 |
Este recibo liquida por completo la factura n.º 1001. El cliente pagó $353.37 en efectivo el día de la visita, así que la línea del pago dice efectivo y la fecha en que cambió de manos.
Cuándo escribir un recibo y cómo mantenerlos en orden
Escribe uno cada vez que el dinero cambia de manos sin un banco de por medio. El efectivo y los cheques de papel dejan el rastro más débil, así que necesitan el recibo más sólido. Un pago con tarjeta o transferencia bancaria ya deja un registro de los dos lados, pero a los clientes igual les gusta un recibo que nombre el trabajo, y algunos te lo van a pedir para pasárselo a quien les devuelve el dinero.
Numera tus recibos en orden y guarda la copia al carbón o una copia de cada uno, incluso de los que parecen demasiado pequeños para importar. Dentro de un año, una copia de cada recibo junto a la factura que liquidó es cómo le respondes a un cliente que dice que ya pagó, y le entrega a tu contador una lista limpia. Qué tienes que guardar, y por cuánto tiempo, es una pregunta para tu contador.
- Entrega el recibo de un pago en efectivo antes de irte, nunca después
- Escribe el número de cheque en el recibo, y espera a que el cheque se acredite antes de dar la factura por saldada
- Un anticipo cobrado fuera de la app lleva su propio recibo, y el recibo final lo muestra como ya pagado
- Nunca repitas ni te saltes un número de recibo; anula el que se arruine y guárdalo
- Guarda una copia de cada recibo con su factura para tus registros
O hazlo gratis en Workeey
En Workeey (en inglés), el recibo sale de la factura, así que nunca vuelves a escribir las líneas. Cuando una factura está marcada como pagada, su menú muestra el botón "Send receipt" (enviar recibo), y Workeey le manda por correo a tu cliente un recibo de esa factura. El PDF del recibo dice PAID IN FULL (pagado en su totalidad) con la fecha y quita tu enlace de pago y tus datos bancarios o de Zelle, porque ya no queda nada por pagar; lo puedes compartir o descargar desde tu teléfono.
Cuando un cliente paga desde el enlace de pago del correo de la factura, con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o una cuenta bancaria de Estados Unidos en cuanto conectes Stripe, o cuando tu banco conectado encuentra el depósito, la factura se marca sola como pagada y el recibo se envía solo por correo. El efectivo, los cheques y Zelle te tocan a ti: marca la factura como pagada y luego toca el botón "Send receipt". Facturar es gratis y sin límite en el plan gratuito, con un pequeño cargo por procesamiento en los pagos en línea (en inglés); mira los precios (en inglés) para lo demás.
Una aclaración honesta: la app de Workeey está en inglés y, por ahora, solo está disponible en Estados Unidos.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura es el cobro: dice lo que se debe y para cuándo. Un recibo viene después y dice lo que se pagó, cuándo y cómo. La mayoría de los trabajos necesitan los dos, y el recibo debe nombrar la factura que liquida. Nuestra plantilla de factura gratis cubre la primera mitad.
¿Qué es un recibo que dice "pagado en su totalidad"?
Es un recibo que dice que la factura está saldada y que no queda nada por pagar. Escribe en él PAGADO EN SU TOTALIDAD con la fecha y el monto, para que el cliente tenga la prueba de que la cuenta quedó cerrada.
¿Un recibo puede mostrar un pago parcial?
Sí. Escribe el monto recibido, la fecha y cómo se pagó, y luego el saldo que todavía se debe y cuándo vence. Cuando llegue el resto, escribe un segundo recibo que muestre el pago anterior y termine con PAGADO EN SU TOTALIDAD.
¿Necesito dar un recibo por un pago en efectivo?
El efectivo no deja ningún registro propio, así que el recibo es la única prueba para los dos. Escríbelo en el momento, dale el original al cliente y guarda una copia para tus registros. Si tu estado lo exige es una pregunta para tu contador.