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Modelo grátis de fatura de HVAC, com um exemplo de conserto de ar-condicionado
Faturas de HVAC (aquecimento e ar-condicionado) são mais questionadas do que a maioria, geralmente por causa de duas linhas: a taxa de diagnóstico e o gás refrigerante. As duas são cobranças justas, e as duas ficam mais claras quando a fatura diz o que elas são. Copie o modelo grátis de fatura de HVAC abaixo, compare com o exemplo de conserto de ar-condicionado e envie antes de ir embora da casa do cliente. Ou deixe a Workeey (em inglês) montar a fatura a partir do serviço.
Baixe este modelo de fatura: Word, Excel ou PDF
Grátis, sem cadastro e sem e-mail. Abra o arquivo do Word para escrever por cima dos colchetes, ou o do Excel para colocar suas próprias linhas: os totais se calculam sozinhos. Prefere papel? Imprima o PDF em branco e preencha à mão.
- Word (.docx) — a fatura em branco, para preencher
- Excel (.xlsx) — as linhas do exemplo, com valores, imposto e total que se calculam sozinhos
- PDF (.pdf) — a fatura do exemplo, preenchida, com o mesmo visual que a Workeey usa
- PDF com preço fixo (.pdf) — o mesmo serviço com as horas como um só preço fixo, o mesmo total
- PDF em branco (.pdf) — imprima e preencha à mão
Preencha esta fatura online
Mude o que quiser, escolha um estilo e baixe o PDF: grátis e sem cadastro. O que você digita não é enviado à Workeey. O PDF é criado no seu navegador.
Envie a fatura e receba o pagamento com a Workeey
- O cliente recebe a fatura por e-mail com um link de pagamento e, depois que você conectar o Stripe, ele pode pagar com cartão, Apple Pay, Google Pay ou conta bancária dos EUA.
- Cada fatura aparece como rascunho, enviada, paga ou vencida, para você saber quem ainda lhe deve depois de uma semana corrida.
- Ative os lembretes por mensagem de texto para qualquer fatura e o cliente recebe mensagens seguindo um cronograma até ela ser paga, no máximo oito.
- Faturar é grátis no plano gratuito.
O que vai numa fatura de HVAC
Um chamado de ar que não gela em julho ou de aquecimento que não esquenta em janeiro termina com um proprietário aliviado e um pouco nervoso com o valor da fatura. A sua fatura deve tranquilizá-lo. Coloque no topo o nome da sua empresa, telefone, e-mail, endereço e o número da sua licença de empreiteiro. Depois, o nome do cliente, o endereço de cobrança e o endereço do equipamento, o que importa para locadores e administradores de imóveis que têm vários endereços.
Acrescente o número da fatura, a data e uma data de vencimento. Depois anote o sistema em que você trabalhou: marca, modelo e o gás refrigerante que ele usa. Essa linha deixa a sua próxima visita mais rápida e ajuda se for preciso acionar a garantia. Em seguida, liste o diagnóstico, a mão de obra, cada peça que você trocou e o gás refrigerante por libra. Um proprietário que vê "3 libras de R-410A" entende muito mais do que um que vê "recarga".
- Nome da empresa, telefone, e-mail, endereço e número da licença
- O nome do cliente, o endereço de cobrança e o endereço do equipamento
- Número da fatura, data e data de vencimento
- O equipamento: marca, modelo, número de série se você tiver, e tipo de gás refrigerante
- Taxa de diagnóstico ou de visita
- Mão de obra em horas × valor por hora, ou o seu preço fixo pelo conserto
- Cada peça trocada, e o gás refrigerante por libra
- Subtotal, imposto sobre os itens tributáveis, total a pagar e como pagar
Copie este modelo de fatura de HVAC
Aqui está ele em linhas simples, pronto para colar no que você usar. Preencha os colchetes, tire o que você não precisa e guarde uma cópia em branco como base. Se você trabalha com uma tabela de preços fixos, troque a linha da mão de obra pelo nome do conserto e o seu preço, e deixe as peças incluídas nele. Se você cobra por tempo e materiais, mantenha a mão de obra e as peças separadas, como mostrado.
Preencha a linha do equipamento toda vez, mesmo numa troca rápida de capacitor. No próximo verão, ela diz o que você vai encontrar. O esqueleto:
- [Nome da empresa] · Licença nº [número] · [telefone] · [e-mail] · [endereço]
- Fatura nº [3001] · Data: [data] · Vencimento: [data]
- Cliente: [nome] · [endereço de cobrança] · Equipamento em: [endereço]
- Equipamento: [marca] [modelo] · Nº de série [número] · Gás refrigerante [tipo]
- Reclamação: [o que o cliente relatou] · Encontrado: [o que você encontrou] · Resolvido: [o que você fez]
- Taxa de diagnóstico — [$]
- Mão de obra — [horas] × [valor por hora] = [$], ou Conserto a preço fixo — [nome] = [$]
- [Peça] — [qtd.] × [o seu preço] = [$] (uma linha por peça)
- Gás refrigerante [tipo] — [libras] × [preço por libra] = [$]
- Subtotal [$] · Imposto [alíquota]% sobre [itens tributáveis] [$] · Total a pagar [$]
- Condições: vence em [data] · Pagamento por [link de pagamento por cartão ou transferência bancária] ou [cheque nominal à sua empresa] · [garantia de peças e mão de obra]
Exemplo de fatura de HVAC, preenchido
Aqui está o modelo preenchido para um chamado comum de verão: um ar-condicionado central soprando ar quente, com um capacitor de trabalho queimado, um contator com os contatos desgastados e um sistema com pouco gás. A empresa, o cliente e os preços são inventados. Aqui a mão de obra é faturada por hora; se você usa preço fixo, tudo bem também, só deixe as peças visíveis. O imposto incide só sobre as peças e o gás refrigerante, o que é comum mas não vale em todo lugar, então confira o seu estado.
| Qtd. | Preço | Valor | |
|---|---|---|---|
| Taxa de diagnóstico | 1 | $95.00 | $95.00 |
| Mão de obra: trocar peças, teste de vazamento, recarga de gás, teste final | 1.5 h | $120.00 / h | $180.00 |
| Capacitor duplo de trabalho, 45/5 µF | 1 | $68.00 | $68.00 |
| Contator, 2 polos, 30 amperes | 1 | $54.00 | $54.00 |
| Gás refrigerante R-410A | 3 libras | $85.00 / libra | $255.00 |
| Núcleos de válvula Schrader e tampas com trava | 1 lote | $18.50 | $18.50 |
| Subtotal | $670.50 | ||
| Imposto de 6.25% sobre peças e gás refrigerante ($395.50) | $24.72 | ||
| Total a pagar | $695.22 |
As peças são faturadas pelo preço da empresa, não pelo custo: o capacitor custou $34 e é faturado a $68, o contator custou $27 e é faturado a $54. O gás refrigerante é faturado por libra realmente colocada, lida na balança. Condições de pagamento deste exemplo: vence em 14 dias e pode ser paga com cartão ou transferência bancária pelo link de pagamento no e-mail da fatura, ou com cheque nominal à Example Heating & Air Co.
Como faturar serviços de HVAC
Diga a taxa de diagnóstico com todas as letras quando o cliente agendar, e diga se ela é abatida do conserto caso ele decida seguir em frente. Qualquer uma das duas regras está bem; surpreender o cliente com a taxa, não. Na fatura, mostre a taxa na sua própria linha. Faça o mesmo com os valores fora do horário ou de fim de semana: se um chamado às 9 da noite custa mais, a linha deve dizer isso, e quem atendeu a ligação e marcou o chamado também deve ter avisado.
O gás refrigerante é onde a confiança se ganha ou se perde. Pese o que você coloca e escreva as libras e o tipo na fatura. Se o sistema continua perdendo gás, escreva isso na fatura também, junto com a sua recomendação, para o dono da casa ter isso por escrito quando você voltar. Para a troca do sistema inteiro, faça um orçamento antes e, como o equipamento pode custar milhares de dólares, é normal pedir um sinal antes de encomendá-lo; fature esse sinal separadamente e mostre-o como pago na fatura final. Quando um vencimento passar, os nossos modelos de lembrete de pagamento atrasado (em inglês) ajudam você a cobrar.
- Diga ao cliente a taxa de diagnóstico e se ela é abatida, antes de chegar
- Escreva a marca, o modelo e o tipo de gás refrigerante do equipamento em toda fatura
- Fature o gás refrigerante por libra pesada, com o tipo indicado
- Anote um vazamento que você encontrou mas não consertou, com a sua recomendação
- Faça o orçamento das trocas antes e peça um sinal antes de encomendar o equipamento
Ou faça grátis na Workeey
Um modelo em papel ainda deixa você numerando faturas, digitando endereços de novo e calculando o imposto na calculadora do celular dentro da caminhonete. Com a fatura na Workeey (em inglês), um toque transforma o serviço terminado numa fatura: cliente, endereço e linhas já preenchidos, imposto somado, número colocado automaticamente. Fez antes o orçamento da troca? Um toque transforma o orçamento (em inglês) na fatura.
O cliente recebe a fatura por e-mail com um link de pagamento e, depois que você conectar o Stripe, ele pode pagar com cartão, Apple Pay, Google Pay ou conta bancária dos EUA. Cada fatura aparece como rascunho, enviada, paga ou vencida, para você saber quem ainda lhe deve depois de uma semana corrida. Ative os lembretes por mensagem de texto (em inglês) para qualquer fatura e o cliente recebe mensagens seguindo um cronograma até ela ser paga, no máximo oito. Faturar é grátis no plano gratuito; veja os preços (em inglês) para os planos, e a Workeey para HVAC (em inglês) para o resto do app.
Um esclarecimento honesto: o app da Workeey está em inglês e, por enquanto, só está disponível nos Estados Unidos.
O que uma fatura de HVAC deve incluir?
Os dados da sua empresa e o número da licença, o cliente e o endereço do equipamento, um número de fatura, a data e a data de vencimento, a marca, o modelo e o tipo de gás refrigerante do equipamento, a taxa de diagnóstico, a mão de obra, cada peça, o gás refrigerante por libra, o imposto, o total e como pagar.
A taxa de diagnóstico é abatida do conserto?
Isso é você quem decide. Algumas empresas de HVAC abatem a taxa quando o cliente aprova o conserto, outras sempre cobram. Defina a sua regra, avise o cliente quando ele agendar e mostre a taxa na fatura de qualquer jeito.
Como devo cobrar o gás refrigerante numa fatura?
Por libra colocada, pesada na sua balança, pelo seu preço por libra, com o tipo de gás refrigerante indicado. Uma linha como "R-410A, 3 libras × $85.00" é clara e difícil de contestar.
Preço fixo ou tempo e materiais para consertos de HVAC?
Os dois funcionam. O preço fixo dá ao cliente um preço só por um conserto definido e recompensa os técnicos rápidos. Tempo e materiais mostra as horas e as peças separadamente. Qualquer que seja o seu método, liste as peças, para o cliente ver o que foi trocado.